Un caso práctico de comunicación en los equipos

por Luis Llorente

Podemos estar al lado de un gran genio (o serlo nosotros mismos) y pasar totalmente desapercibidos. Podemos poseer una idea genial, de esas que revolucionan el mundo y que esa circunstancia no sea aprovechada por nadie y desperdiciada para el aprendizaje o para la mejor gestión de nuestros asuntos.

Porque, sobre todo, tenemos que ser capaces de que todo el mundo lo sepa, es decir, practicar una buena comunicación. Hablamos mucho de nuestro carácter, de nuestra personalidad, del grado de inteligencia del que disponemos o del que tienen los demás, pero individualmente, aisladamente, no servimos para nada. Estamos encajados en un sistema de sistemas y necesariamente debemos abrir nuestras puertas y ventanas para que los demás puedan ver nuestra decoración interior y también nosotros sepamos con quién nos la jugamos a diario. A eso se le llama establecer canales de comunicación que nuestra cultura nos pone ahí y en general aceptamos de manera caprichosa.

En una ocasión, Carlos, un cliente, me comentó que notaba dificultades en su equipo, un ambiente raro que a menudo empañaba la buena marcha de los proyectos que estaban realizando. Era un hombre brillante y su departamento despuntaba al mismo tiempo que la tecnología que estaba desarrollando en la empresa. Al ser un nuevo proyecto, su equipo se había integrado con personas de otros departamentos con culturas diferentes y estilos de trabajo muy personalizados. Para Carlos, más que resolver las dificultades técnicas que les habían encomendado, y que eran retos materiales, era más importante detectar el porqué había una seriedad que rallaba en la tragedia y porqué su equipo no estaba disfrutando con el trabajo.

El hecho de pertenecer a una misma gran empresa no era suficiente “pegamento”. Cada departamento, por pequeño que sea, tiene sus reglas, sus maneras de crear los flujos de información y trabajo, sus especiales reconocimientos de las jerarquías. Durante el proceso de coaching me contó algunas características del personal que integraba su departamento.

María era la secretaria y provenía del área de recepción, un equipo que dirigía directamente la secretaria del presidente. En opinión de Carlos, toda la obsesión de María era mantener las formas dentro de un equipo de perfil técnico donde el caos a menudo era una “fuente de ingenio”. Apenas se atrevía a preguntar a nadie y mi cliente creía que navegaba sola poniendo orden al papeleo que generaban entre todos.

Cada departamento, por pequeño que sea, tiene sus reglas, sus maneras de crear los flujos de información y trabajo, sus especiales reconocimientos de las jerarquías.

Pedro era el senior del equipo. La información que me dieron entre recursos humanos y Carlos, era que él mismo pensaba que ya no servía para nada y el hecho de integrarle en un proyecto de nueva tecnología le tenía más acobardado aún, pero Carlos insistía en que era un elemento de equilibrio imprescindible, capaz de ponerse al día rápidamente y de tener una visión especial de lo que necesitaba la empresa. Creía que aunque estaba metido en su burbuja, quería intervenir pero tenía miedo a hacerlo.

Toni era el hombre de marketing y comercial. Carlos le tenía por un hombre con una personalidad abierta, acostumbrado a charlar desde los quicios de las puertas de los despachos, que solía tener muy buen humor y podría aportar esa energía positiva que necesita un grupo humano, además de ser un hombre que se movía con inteligencia en las situaciones límite.

Del resto de las personas me habló en los mismos términos y establecimos un plan de acción para rehacer la comunicación y lograr el increíble objetivo que se había marcado Carlos: hacer que su equipo fuera feliz con su trabajo. Pero como dije al principio Carlos tenía dos problemas. El segundo era que no soportaba la frustración a su alrededor, aunque ese ya era de naturaleza personal.

Conseguir una buena comunicación en un equipo humano es básico para que se dé esa “felicidad” que ansiaba Carlos. Parte del éxito de un liderazgo es hacer que la información fluya de manera racional, que unos y otros integrantes de un grupo acepten de manera semejante y natural los iconos, los conceptos, las declaraciones, los juicios y las jerarquías del grupo y que éste se esfuerce por crear esa identidad. Así la estructura se construye de manera consensuada con todas las cabezas trabajando en la mejora del sistema de comunicación continuamente. Así se crea “familia”.

Carlos reconoció que no había puesto mucho por su parte en este área, volcado en otras que le habían parecido más urgentes.

Para mejorar esos canales, esas arterias de información y que muchos de los malos entendidos, presuposiciones y prejuicios desaparecieran, Carlos dedujo que en primer lugar no había creado un entorno de CONFIANZA. Casi todos los miembros del equipo se encontraban descolocados, sin la seguridad que les daban sus antiguos departamentos, teniendo que rehacer planes de futuro. Ahora, el entorno había cambiado y no se castigaba la equivocación como quizá en otros departamentos ya que estaban innovando y se procuraba que hubiera el menor miedo posible a desarrollar capacidades. Carlos estableció entrevistas individuales con todas las personas del departamento utilizando habilidades de coaching, compartiendo sistemas de mejora de comunicación, viendo las dificultades de adaptación y pidiendo colaboración para resolverlas. De ellas sacó algunas conclusiones como que debía procurar menor comunicación a través de sistemas virtuales y mayor contacto presencial.

Carlos dedujo que en primer lugar no había creado un entorno de CONFIANZA

No contento con eso, pidió a recursos humanos que prepararan dinámicas de grupo para trabajar en el departamento y así reforzar otros aspectos que afianzaran la identidad del proyecto para que todos lo sintieran como suyo. Lo que necesitaba era Construir Equipo y para ello, realizar actividades recreativas en grupo podría crear esos lazos de confianza. Utilizaron técnicas de Teatro que además de resultarles útiles, fueron muy entretenidas. Trabajaron mediante el juego en el lenguaje, en el cuerpo y en la emoción, elementos tan importantes como el fortalecer el compromiso en el equipo, los necesarios cambios en la forma y maneras de ejercer la comunicación, imprescindibles para desarrollar y completar las actividades y el beneficio que ello traía en la mejora de la emoción, de la actitud y del rendimiento.

Por otra parte Carlos procuró establecer objetivos comunes en los que la colaboración fuera más estrecha y en los que la transmisión de conocimiento fuera a la par que la transmisión de emociones. Practicaron el feedback como una herramienta imprescindible en un proyecto piloto como era ese y propuso un viaje de incentivos si lograban cumplir los plazos de finalización.

Finalmente su producto fue incorporado por su compañía al mercado con gran éxito. Aunque el éxito de Carlos fue procurar hacer mejor la vida de sus compañeros en el entorno laboral.

Además de ver cómo resolvió Carlos la salud de su departamento, hay otras maneras que pueden ayudar a mejorar la comunicación en los equipos de trabajo:

1. LA INFORMACIÓN ES DE TODOS Y PARA TODOS

Es muy importante que todos los integrantes del departamento conozcan perfectamente los flujos de información. Cada sistema u organización tiene sus propios protocolos y es necesario explicarlos con atención a las personas que se incorporan, aportando dese la organización documentos internos para usar como referencia.

2.- CLARIDAD EN LA VISIÓN Y EN LA MISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Todos necesitamos ver y comprender los objetivos globales de la empresa para trabajar eficazmente.

3.- MANTENER UN DIÁLOGO ABIERTO

Cambios en la compañía, su progreso, los planes y objetivos de futuro, etc, son noticias y hechos que la organización debe compartir a través de boletines, canales de intranet y otros sistemas que en la actualidad se pueden elegir. Además, es bueno animar a los empleados a que pregunten, comenten y expongan sus ideas sobre temas de la empresa que pueden afectar a todos. Es mucho más probable que los empleados se comuniquen bien cuando se sienten implicados en el presente y en el futuro de la empresa.

4.-MANTENER REUNIONES PRESENCIALES

La efectividad de los grupos de mensajería, ha desplazado, con toda lógica, a la comunicación tradicional y a muchas de las tediosas reuniones que se celebraban antes. Estos tipos de herramientas en línea se pueden usar para facilitar los flujos de información corporativa y ayudan a mantener un registro del progreso de un proyecto para que todos sepan lo que queda por hacer. No obstante es bueno que haya encuentros no virtuales y los miembros del equipo cambien impresiones visualmente. La comunicación virtual deriva habitualmente en cierta frialdad.

5. ORGANIZAR EVENTOS EXTERNOS

Es necesario crear espacios para que los empleados tengan un contacto fuera de la oficina y de uss paraguas de control. Nada entorpece más la comunicación que el hecho de que los empleados de la compañía no se conozcan en otros aspectos que no sean el puro trabajo. Realizar actividades de team building puede facilitar una comunicación más sólida.

6. PREDICAR CON EL EJEMPLO

Como hemos dicho al principio, la capacidad de comunicarse clara, empática y asertivamente es una habilidad clave de cualquier líder eficaz. Los buenos gerentes saben que ser el primero en compartir, comentar, dar feedback y responder a las preguntas que se planteen, es la mejor manera de motivar a sus empleados y compañeros a hacer lo mismo. Lo mejor, en este sentido, es mantener una política transparente con líneas de comunicación abiertas.

7. DESMONTAR LA JERARQUÍA

algunas organizaciones las jerarquías crean atascos en la comunicación. Una toma de decisiones más ligera y un liderazgo accesible fomentan las comunicaciones fluidas, que conducen a resultados más rápidos y a una mayor adaptabilidad al cambio.