Coaching, productividad y gestión del estrés

La jornada laboral de ocho horas ha existido en las sociedades modernas desde la época de la Revolución Industrial. De hecho, España fue pionera en Europa en la implantación de esta jornada en 1919, lo que supuso un gran progreso que se fue extendiendo por todo el mundo hasta convertirse en un estándar.

Hoy en día, sin embargo, empiezan a surgir voces que proponen una revisión de este modelo, a la luz de los nuevos descubrimientos aportados desde la neurociencia.

Por ejemplo, se han realizado experimentos con jornadas laborales más cortas, con resultados interesantes: aumento de productividad, mejora de la salud mental, niveles de estrés más bajos y mayor satisfacción laboral.

La neurociencia nos dice que reducir el tiempo de trabajo permite al cerebro mantener un equilibrio entre actividad intensa y recuperación, lo que a su vez mejora la calidad del trabajo realizado durante las horas activas.

Actualmente sabemos que la corteza prefrontal, responsable de funciones ejecutivas como la planificación, la toma de decisiones o la regulación emocional, es especialmente vulnerable al agotamiento.

A medida que esta región se fatiga, se hace más difícil procesar información compleja, resolver problemas o mantener el autocontrol.

Asimismo sabemos que nuestra capacidad de atención y concentración sostenida es limitada, se estima que el cerebro es capaz de mantener la atención en una tarea sin interrupción durante 40´. Después de este tiempo, la fatiga cognitiva impacta significativamente en la eficiencia.

Un estudio publicado en Frontiers in Human Neuroscience (2022) encontró que los períodos prolongados de trabajo sin descansos adecuados incrementan los niveles de cortisol, la hormona del estrés, lo que no solo afecta a la memoria y a la concentración, sino que contribuye a problemas de salud mental como la ansiedad y el burnout.

Además los ritmos circadianos, encargados de la regulación del sueño, la vigilia y los niveles de energía, desempeñan un papel fundamental en la productividad laboral.

Investigaciones en cronobiología han demostrado que la mayoría de las personas experimentan picos de atención y energía en la mañana y una caída notable después del almuerzo. Ignorar estos ritmos naturales puede llevar a una menor eficacia y un mayor riesgo de errores.

En nuestra experiencia como coaches encontramos profesionales y directivos que hacen jornadas agotadoras, a menudo con viajes, con reuniones en las que hay mucha presión, con trabajo extra en las noches o los fines de semana, con poco tiempo para la recuperación y con la sensación abrumadora de no llegar a todo.

En este contexto, trabajando a nivel individual con la persona, a menudo abordamos como objetivo aspectos como la optimización de la jornada laboral, el incremento de la productividad y por supuesto, la reducción del estrés.

Con todo esto, podemos plantear preguntas que ayuden a revisar cómo abordan su trabajo, con qué recursos cuentan, si creen que tienen un margen de mejora en la optimización de su tiempo, de los procesos, incluso en la asignación de tareas, la delegación y por supuesto el autocuidado.

En este artículo abordaremos algunos de estos aspectos junto con algunas preguntas que pueden invitar a la reflexión de nuestros clientes, en la sesión de coaching.

Herramientas digitales: El mercado ofrece una oferta enorme de herramientas digitales que se pueden implementar para mejorar la planificación, la delegación o el trabajo en equipo. A veces los clientes están tan enfocados en apagar fuegos, en el corto plazo, que no encuentran el tiempo para analizar opciones.

Podemos explorar estos temas a través de las devoluciones y las preguntas. Por ejemplo:

¿Cómo te relacionas con las herramientas digitales?
¿Qué herramientas digitales utilizas?
¿Qué herramientas digitales te gustaría utilizar?
¿Qué oportunidades te ofrece el mercado en este punto que sería interesante explorar?
¿Qué crees que te frena a la hora de desarrollar herramientas digitales?

Qué haces durante tu jornada laboral: La mayoría de las veces, los clientes no saben de manera precisa el tiempo que dedican a las diferentes actividades, incluso qué cosas hacen a lo largo del día, la semana o el mes.

En ocasiones les propongo la tarea de registrar de manera detallada su actividad durante unas semanas, anotar todo lo que hacen y el tiempo que dedican a cada actividad. ¡Este es un ejercicio muy interesante que todos deberíamos hacer de vez en cuando!

El análisis de los resultados siempre resulta revelador y da mucha información, a veces importantes sorpresas y descubrimientos, que dan claridad a la hora de tomar decisiones.

Los clientes descubren a veces que dedican demasiado tiempo a tareas de poco valor añadido. O toman conciencia de que la mayor parte de su actividad consiste en esencia en apagar fuegos y que postergan otras actividades no tan urgentes, pero sí importantes, para las que nunca encuentran un momento.

Nos da una cifra precisa del número de horas de trabajo. Permite identificar las franjas de la jornada en las que se es más o menos productivo. Y además localizar nuestros “ladrones del tiempo”, esas situaciones que interfieren en nuestra concentración y nos quitan un tiempo valioso.

Nos ayuda a entender qué tipo de actividades están absorbiendo más atención y cuáles menos. Qué temas están siendo postergados o se están dejando de hacer. O identificar el porcentaje de incidencias que aparecen a lo largo de la jornada, que veremos más adelante. Hay infinidad de preguntas que podemos hacer para esta exploración:

¿Qué te llama la atención al analizar este listado?
Si tuvieras que clasificar tu trabajo por tipos de actividad, ¿cómo lo harías?
¿Qué opinas de esta distribución de tiempos?
¿Qué porcentaje de las actividades realizadas fueron incidencias que no estaban en tu planificación?
¿Qué oportunidades de optimización se te ocurren a partir de todo esto?

Planificación y priorización: A veces encontramos profesionales tan centrados en resolver en el corto plazo, que no se detienen suficientemente para planificar y priorizar. A menudo dicen que lo intentan, pero que luego el día a día trastoca todos los planes.

O que tienen tanto que hacer, que no tienen tiempo. Sin embargo, planificar y priorizar son actividades imprescindibles si lo que se desea es optimizar el tiempo. A veces los clientes tienen que relacionarse con estas contradicciones en la sesión:

No planifico porque no tengo tiempo, pero entonces mi tiempo estará peor aprovechado y no me dará tiempo a hacer lo que tengo que hacer. La pescadilla que se muerde la cola.

¿Cómo afrontas la planificación de tu trabajo?
¿Qué dificultades encuentras a la hora de planificar tu trabajo?
¿Qué ventajas (o costes) tiene para ti el hecho de planificar (o no planificar) tu trabajo?
¿Qué criterios utilizas a la hora de decidir qué es prioritario?

Agenda: No es infrecuente encontrar profesionales que trabajan sin agenda o que la utilizan de una manera muy limitada, organizando su trabajo mediante listas interminables, post it o, en el peor de los casos, registrando mentalmente las tareas a realizar.

Sin embargo, sabemos que las listas de tareas generan sentimientos de frustración porque tienden a hacerse interminables, no están ajustadas en el tiempo y nos dejan la desagradable sensación de dejar cosas pendientes, de no haber hecho lo suficiente.

Ya sea por falta de hábito, por falta de tiempo o por no saber cómo aprovecharla, el caso es que una buena utilización de la agenda nos ayuda a aterrizar en el día a día aquello que previamente hemos estado planificando y priorizando, podemos ver de un vistazo el trabajo del día, de la semana o del periodo que elijamos y nos permite centrarnos con más facilidad en lo que toca hacer en cada momento.

Y, al insertar las tareas principales en la agenda, definimos por adelantado el tiempo que nos va a llevar realizarlas, de manera que planificamos no solo la hora de comienzo, también la hora de finalización. ¡Este punto es fundamental! Nos va a ayudar a marcar objetivos realistas para la jornada y terminar con la satisfacción de haber cumplido aquello que decidimos que era importante. Algunas preguntas posibles:

¿Cómo aterrizas lo que planificas en tu agenda, en el día a día?
¿Cómo sabes cuánto te va a llevar una determinada tarea?
¿Hasta qué punto consigues realizar lo que anotas en tu agenda?
¿Qué dificultades encuentras a la hora de hacer / mantener la agenda?
¿Qué te impide completar las tareas que marcas en tu agenda?

Espacios flexibles: A veces trabajo con clientes que tienen su agenda abarrotada de tareas que nunca llegan a cumplir, con la consiguiente frustración. Esto ocurre porque a la hora de la verdad invierten más tiempo del que planificaron en completar la tarea o porque surgen incidencias que hay que atender y que trastocan lo planificado.

Por eso es importante no rellenar todos los espacios de la agenda, dejar espacios abiertos que nos permitan absorber incidencias que van a surgir durante la jornada. Se calcula que en la mayoría de los trabajos, las incidencias ocupan entre un 10% y un 30% del tiempo.

Una agenda bien diseñada debe contemplar esta realidad. Si tu trabajo tiene un 20% de incidencias que van a surgir a lo largo del día, debes dejar un espacio del 20% de tu jornada sin asignar, para poder absorber esas situaciones. Esto te permitirá ser más realista a la hora de decidir qué vas a hacer y sentirás más satisfacción al conseguirlo.

¿Qué porcentaje de tu tiempo dedicas a resolver incidencias?
¿Cómo impactan las incidencias en tu agenda?
¿Cómo puedes tener en cuenta este aspecto para no saturar tu agenda?
¿Qué crees que cambiará si tienes espacio en tu agenda para incidencias?

Concentración: Cal Newport utiliza el concepto deepwork como la capacidad para mantenernos aislados, desconectados y concentrados, a la hora de ejecutar una tarea. Esto implica desactivar mensajes y pop ups, aislarse en una sala de trabajo o quedarse trabajando en casa, para minimizar las interrupciones.

¿Qué porcentaje de tu trabajo requiere un nivel elevado de concentración?
¿Qué estrategias utilizas para mantenerte concentrado en tu día a día?
¿Qué otras estrategias se te ocurren que podrías implementar?

Ladrones del tiempo: Existen algunos elementos en el trabajo que pueden convertirse en auténticos ladrones del tiempo que, como acabamos de nombrar, dificultan la concentración y nos hacen perder eficacia.

Reuniones mal programadas o demasiado largas, correos que tienen en copia a todo el mundo, la costumbre de mirar el correo cada cinco minutos por si ha entrado algo nuevo, los pop ups que saltan en el ordenador, en el móvil. Las interrupciones de compañeros, que nos piden ayuda, etc.

¿Cuáles son tus principales ladrones del tiempo?
Si no tuvieras ninguna interferencia, ¿cuánto tiempo ganarías en un día?
¿Qué estrategias utilizas para mantener a raya a tus ladrones de tiempo?
¿Qué estrategias podrías utilizar para mantener a raya a tus ladrones de tiempo?

Técnica Pomodoro o similares: Son técnicas en las que se propone combinar periodos de actividad con periodos de descanso. Y en estos periodos, introducir alguna técnica de Mindfullness y respiración consciente que nos ayude a refrescar la mente y a gestionar el estrés. Por ejemplo, respirar durante uno o dos minutos, de forma pausada, con la máxima atención enfocada en el propio proceso de la respiración.

Entorno: Muchos expertos proponen que incluyamos elementos naturales en la decoración, tener acceso a ventanas que nos permitan dejar descansar la mirada en el horizonte, salir a comer, en vez de comer en el escritorio para ahorrar tiempo, dar un paseo a la manzana, idealmente si hay un parque o una zona de árboles, tomar un café con un compañero, etc.

Cuidar el entorno también tiene que ver con cuidar las relaciones. En el ámbito laboral tenemos necesariamente que relacionarnos con personas que pueden gustarnos más o menos y esto puede tener un gran impacto en nuestro estado de ánimo.

No basta con hacer como si no nos afectara, porque nos afecta. Aquí a menudo los intervenimos intervenir para ayudar a los profesionales a tomar decisiones, a poner límites, a hacer peticiones, a resolver conflictos o a reparar la confianza.

A un nivel más personal, también podemos, por supuesto, trabajar en el cuidado el sueño, la alimentación y el ejercicio físico.

Vivimos en entornos complejos y demandantes, en una sociedad acelerada e hiperconectada que puede afectar nuestra salud física y psicológica. Comprendiendo estos desafíos, se hace imprescindible que aprendamos a desarrollar estrategias para cuidar nuestra mente, regular el estrés, mejorar nuestro bienestar y encontrar equilibrio en medio de la velocidad del mundo moderno.

Necesitamos, más que nunca, recursos que nos ayuden a protegernos y la evidencia científica siempre nos lleva de vuelta al cuerpo y a la importancia del entorno y la mente: el tiempo de descanso, lo que comemos, la actividad física, el equilibrio emocional. Y de una u otra manera, los procesos de coaching siempre acaban llevando la atención a estos aspectos.